eMail ist zu einem wichtigen Instrument in unserer Welt geworden. Es hat den auf Papier geschriebenen Brief arg zugesetzt.
Doch mit dem digitalen Mail sind auch neue Probleme entstanden. Zum Beispiel der Spam.
Auch werden Mails an vielen Orten verwenden, an welchen Sie mehr Schaden anrichten als denn Nutzen. Zum Beispiel in der Projektführung.
In diesem Bereich berichte ich über die Effizienz von Mails, von Kontaktformularen auf Webseiten und vielem mehr.
eMail in der Projektführung – ein NoGo!
Ein Projekt mit eMails und Excel Tabellen zu führen, das ist heute leider nicht nur bei Junior-Projektleitern so zu sehen. Auch gestandene Projektleiter führen ihre Projekte oft mit eMails und Excel Listen. Nicht selten scheitern solche Projekte an der Unübersichtlichkeit und in Folge an der massiven Überschreitung der Kosten. Siehe das Projekt Insieme des Schweizer Bundes.
Der grosse Nachteil ist, wenn sich ein Mitarbeiter in ein Projekt einarbeiten muss, kann man ihm nicht einfach eine Dokumentation in die Finger drücken und sagen: «hier, arbeite Dich mal in das Projekt ein». Denn es wurden vermutlich viele hundert Mails hin und her geschrieben um Dinge im Projekt zu klären. Und es gibt in dieser unendlichen Mail Flut keinen erkennbaren Faden.
Daher ist die Projektführung mittels eMail ein KO Kriterium. Anstelle der Kommunikation mittels Mails sollte ein Projektmanagement Tool eingesetzt werden. Ein Tool in welchem die einzelenn Projektschritte erfasst werden können. Zu jedem Schritt können Aufgaben definiert werden und hinter den Aufgaben stehen die Kommunikationen der einzelnen Mitglieder.
Kommt jetzt ein neuer Mitarbeiter hinzu, kann man genau definieren, in welchem Projektschritt er sich zu welcher Aufgabe einlesen soll.
Informationen über ein erfolgreiches Projektmanagement finden Sie unter Projektmanagement.