Aller Anfang mit Word
Word kennen die meisten Computer Anwender. Und wer neu eine Firma aufmacht, der schreibt gerne mal seine ersten Rechnungen «einfach schnell» mit Word. Es geht ja auch ganz schnell. Und solange man nur ein paar wenige Rechnungen hat, ist das auch noch ganz übersichtlich.
Doch bald kommt der Wunsch, dass man in der Rechnung gerne Berechnungen anstellen möchte. Anzahl Artikel mal Preis pro Artikel und dann die Summe.
Ok, das geht auch in Word. Die Word Tabelle ist in der Lage etwas zu berechnen. Doch meist beginnen die Leute dann damit, Excel Tabellen in Word einzubauen, weil man da besser rechnen kann. Die Rechnungen werden geschrieben und die Kunden bezahlen auch.
Excel kommt dazu
Jetzt beginnen die Menschen eine zusätzliche Liste zu führen um zu kontrollieren wer bezahlt hat und wer nicht. Und für die Mahnung wird ein neues Word Dokument geschrieben.
Das Chaos mit den Dokumenten wird immer grösser.
Zum Ende des Steuerjahres fragt der Treuhänder nach den Umsatzzahlen. Ohje, jedes Word Dokument öffnen und eine neue Excel Liste…
Das KO für Word und Excel
Word und Excel ist definitiv das falsche Werkzeug um Rechnungen zu schreiben. Auch wenn die Produkte vorhanden sind und man sie bedienen kann, schaffen diese beiden Produkte für mehr Aufwand als denn für Nutzen um Bereich Rechnungen schreiben.
Und ja, ich weiss, für viele Kleinbetriebe ist es nicht möglich eine Software für mehrere tausend Franken anzuschaffen «nur» um ein paar Rechnungen zu schreiben.
Neue Regeln, noch mehr KO !
Die orangen und roten Einzahlungsscheine werden abgeschafft. Die Banken setzen auf eBill. Die elektronischen Rechnungen, welche ein einfacheres bezahlen ermöglichen.
Staatliche Informationen unter https://www.kmu.admin.ch/kmu/de/home/praktisches-wissen/finanzielles/buchhaltung-und-revision/einfuehrung-der-qr-rechnung.html
Dies ist ein weiteres KO für Rechnungen mit Word und Excel.
Rechnungen schreiben mit CAO Faktura
Beratung, Anpassung von CAO Faktura gerne durch mich. Kontaktieren Sie mich unverbindlich.
Ein Blick auf den Markt zeigt aber auch deutlich, dass es anders geht.
Zum Beispiel das Handelspaket CAO Faktura ist eine von vielen kostengünstigen Varianten. Rund 200.- kostet das Produkt, mit mehr Möglichkeiten als ein einfacher Kleinbetrieb benötigt.
Man schreibt einmal eine Offerte mit den vorgängig gespeicherten Artikeln aus dem Artikelstamm. Wobei das Wort «schreiben» eher ungeschickt gewählt ist. Man klickt die Offerte zusammen. Aus der Offerte wir mit zwei Klicks ein Lieferschein und wieder mit zwei Klicks eine Rechnung.
Zahlungseingänge können mit wenigen Klicks generiert werden. Mahnungen ebenso.
Das Erstellen von Umsatzlisten basiert auf den bestehenden Daten welche nicht neu erfasst werden müssen.